Oficialūs dokumentai yra neatsiejama bet kurios organizacijos, įstaigos ar kasdienės teisinės veiklos dalis. Jie turi būti rengiami pagal tam tikras standartizuotas taisykles, kurios užtikrina aiškumą ir nuoseklumą. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindines dokumentų, įskaitant oficialius teisinius dokumentus, rengimo taisykles, taip pat elektroninių bei kitų dokumentų rengimo ypatumus.
Oficialios dokumentų rengimo taisyklės
Vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, oficialūs dokumentai turi būti rengiami pagal nustatytas taisykles. Vienas pagrindinių šaltinių – tai Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu. (šaltinis: https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.E60E6A140217/asr).
Šiose taisyklėse reglamentuojami įvairūs dokumentų rengimo aspektai, pradedant nuo dokumento struktūros iki techninių detalių. Dokumentų rengimo taisyklėse nurodoma, kaip turi būti formuluojamos antraštės, kokia tvarka turi būti išdėstoma informacija dokumento tekste, kokie duomenys (dokumento rekvizitai) yra privalomi. Taisyklėse taip pat aprašomi specifiniai reikalavimai skirtingoms dokumentų rūšims (tipams) bei jų formatavimui, pavyzdžiui, kaip turi būti pateikiamos lentelės ir kiti vizualiniai elementai, siekiant užtikrinti, kad visi oficialūs dokumentai būtų vienodo formato ir lengvai suprantami.
Pagrindiniai dokumentų duomenys
Pagrindiniai oficialaus dokumento duomenys apima: antraštę, datą, registracijos numerį, adresatą, teksto (dokumento turinio) dalį, parašą ir priedus. Antraštė turi tiksliai atspindėti dokumento turinį, o data ir unikalus registracijos numeris palengvina jo identifikavimą. Turi būti aiškus dokumento adresatas, nurodant jo pilną pavadinimą ir adresą (fizinį ar elektroninį), jei reikia. Teksto dalis taip pat turi būti aiški, logiška, išdėstyta pastraipomis. Pabaigoje dedamas parašas su pasirašančio asmens vardu, pavarde ir pareigomis, taip pat nurodomi priedai, jei tokių yra (pavyzdžiui, dokumentai, patvirtininantys tekste nurodytą informaciją ir kt.)
Elektroniniai dokumentai
Rengiant elektroninius dokumentus svarbu išmanyti ne tik bendrąsias dokumentų rengimo taisykles, bet ir žinoti specifinius reikalavimus, taikomus šiam dokumentų formatui. Elektroninis parašas yra esminis elektroninių dokumentų elementas, patvirtinantis jų autentiškumą. Elektroniniai dokumentai turi būti saugomi ir perduodami tokiu būdu, kad būtų užtikrintas jų vientisumas ir apsauga nuo neteisėto pakeitimo (t.y. niekas negalėtų ištrinti dalies teksto ar jo pridėti, atlikti kitų korekcijų, dokumento ar jo priedų pakeisti ir t.t.). Be to, labai svarbu, kad elektroniniuose dokumentuose būtų teisingai nurodyti metaduomenys, tokie kaip sukūrimo data, dokumento rengėjo (pasirašiusio asmens) informacija ir kt.
Vaizdo ar garso dokumentai
Vaizdo ir garso dokumentų rengimas reikalauja specifinių techninių priemonių ir tam tikrų taisyklių laikymosi šių dokumentų rengimo procese. Vaizdo ar garso įrašai gali būti naudojami ir kaip įrodymai teisiniame procese, todėl jų autentiškumo ir vientisumo (pvz. kad įrašas nebūtų “sukarpytas” ir sumontuotas dalimis) užtikrinimas yra itin svarbus. Šių dokumentų vertinimui neretai pasitelkiami ekspertai. Garso dokumento pavyzdys galėtų būti teismo posėdžio garso įrašas. Jis turi būti aiškiai pažymėtas, nurodant įrašo datą, vietą, dalyvaujančius asmenis ir įrašo trukmę, kad būtų užtikrintas jo patikimumas ir autentiškumas.
Teisinių dokumentų rengimas
Teisiniai dokumentai turi savo specifiką, kuri skiriasi nuo bendrųjų oficialių dokumentų rengimo taisyklių. Svarbu užtikrinti, kad visi teisiniai dokumentai būtų tikslūs, aiškūs, o jų forma bei turinys atitiktų galiojančius teisės aktų reikalavimus.
Teisinių dokumentų rūšys
Sutartys, pavyzdžiui, pirkimo-pardavimo, nuomos, paslaugų teikimo, darbo sutartys ir t.t. turi specifinius reikalavimus, o tam tikros informacijos nebuvimas (nepateikimas) gali daryti sutartį negaliojančia. Tarkime, pirkimo-pardavimo sutartyje, be šalių duomenų, reikia tiksliai aprašyti parduodamą turtą, jo kainą, apmokėjimo tvarką ir kt. Nuomos sutartyje būtina nurodyti nuomojamo turto būklę, nuomos terminus, mokėjimo sąlygas ir šalių atsakomybes.
Ieškiniams ir atsiliepimams į ieškinius, taip pat kitiems procesiniams dokumentams (pavyzdžiui, priešieškiniams, trečiųjų asmenų pareiškimams, prašymams dėl laikinųjų apsaugos priemonių taikymo, prašymams dėl teismo įsakymo išdavimo, ekspertų išvadoms, apeliaciniams skundams, kasaciniams skundams, prašymams dėl proceso atnaujinimo ir daugybei kitų dokumentų) yra taikomi reikalavimai ne tik formai, bet ir turiniui. Pavyzdžiui, ieškinyje turi būti nurodytas ieškovo reikalavimas, teisinis pagrindas, kuriuo remiantis jis teikiamas, ir įrodymai, patvirtinantys ieškinį. Atsiliepime į ieškinį turi būti pateikti atsakovo argumentai, kodėl ieškinys yra nepagrįstas, pateikti atsakovo įrodymai.
Teisiniai dokumentai dėl juose neretai esančios jautrios informacijos, turi būti tvarkomi laikantis asmens duomenų apsaugos bei kitų reikalavimų.
Rengimas
Teisinių dokumentų rengimas reikalauja ypatingo dėmesio detalėms, teisinių žinių, svarbu tiksliai formuluoti teiginius, vengti dviprasmybių ir užtikrinti, kad dokumentas atitiktų ne tik formalius reikalavimus bet būtų parengtas vadovaujantis galiojančiais teisės aktais.
Galite pabandyti parengti teisinį dokumentą patys. Jei norite, kad teisinį dokumentą parengtų kvalifikuoti teisininkai, išsirinkite jums tinkamą ir kreipkitės. Arba prisijunkite prie mūsų sistemos, pateikite užklausą ir profesionalūs teisininkai susisieks su jumis pateikdami savo pasiūlymus. 2024-06-06